Co je vlastně RIS?
Jedná se o informační systém, který vzájemně propojí všechny organizační složky ČRS ve všech klíčových oblastech, kterými se Svaz zabývá. Svazová agenda se tak výrazně zjednoduší, protože řada procesů, které je nyní nutné dělat ručně, bude automatizovaná, což přinese i významnou finanční úsporu. Zároveň do tohoto systému budou mít přístup všichni naši členové a držitelé povolenek – nejedná se tedy o systém pouze pro místní organizace a územní svazy, ale o poskytnutí maximálního možného komfortu i pro všechny členy, kteří budou preferovat elektronickou cestu z pohodlí domova bez nutnosti osobní návštěvy místní organizace. RIS zároveň nahradí drtivou většinu současných – vzájemně nepropojených a často zastaralých – systémů, které Svaz pro svou činnost využívá.
Technologicky se bude jednat o tzv. Lehkého klienta – pro přístup do systému nebude třeba nic instalovat na počítač, přihlášení bude pomocí internetového prohlížeče. Obsluhovat systém tak bude možné z jakéhokoli počítače, tabletu nebo chytrého mobilního telefonu s připojením na internet – podobně jako třeba při přihlášení do e-mailové schránky.
Kdo se na přípravě RIS podílí?
Na přípravě Rybářského informačního systému aktuálně pracuje (nebo pracovalo) přibližně 150 lidí. Z toho je 120 lidí z územních svazů a místních organizací ČRS, kteří jsou rozděleni do deseti analytických skupin, se kterými proběhlo od listopadu 2021 do července 2022 více než stovka analytických schůzek, během kterých byly podrobně popisované jednotlivé požadované funkcionality systému s cílem navrhnout RIS tak, aby splňoval všechny požadavky organizačních složek a zároveň respektoval některé odlišnosti, které mezi územními svazy i místními organizacemi jsou dlouhodobě zavedené. Mimo struktury ČRS jsou do procesu vývoje zapojeni zástupci společnosti Equica, a.s., která zajišťuje projektový dohled, průběh výběrového řízení byl dozorován advokátní kanceláří AK Michal Trkal, a samotný vývoj RIS má na starosti vítěz VŘ společnost Asseco Central Europe. Vrcholovým orgánem projektu za ČRS je Řídící výbor, složený primárně ze zástupců vedení jednotlivých územních svazů – tento orgán kontroluje zejména dodržování smluvních parametrů celého projektu a plnění harmonogramu postupu prací.
Jakými principy se RIS řídí?
Od prvopočátku je RIS připravován s vědomím, že ne všichni funkcionáři a členové ČRS mají perfektní znalost práce s moderními technologiemi. Proto je kladen velký důraz na jednoduchost a přehlednost celého systému. Klíčové je řízení uživatelských přístupů – RIS tak bude z pohledu funkcionalit vypadat odlišně pro osobu v roli prodejce povolenek, jinak pro hospodáře místní organizace, jinak pro člena rybářské stráže nebo pro člena, který si hledá informace o oblíbeném revíru. Zároveň bude mít každý přístup pouze k sadě informací, ke kterým má oprávnění – tedy například místní organizace uvidí podrobná data o svých členech, ale nikoli o členech sousední organizace (do okamžiku, než konkrétní člen podá například žádost o hostování). Stejně tak jako nadřízená organizační složka (územní svaz nebo Rada) uvidí pouze do údajů, ke kterým má ze zákona nebo podle Stanov ČRS přístup již nyní.
Zároveň ubezpečujeme rybáře, že zavedením RIS nebude zrušena možnost vyřídit si členské záležitosti „papírovou“ formou na místní organizaci – pouze budou tyto možnosti rozšířené i o elektronické verze pro ty, kteří je budou preferovat.
Jak je daleko postup prací na RIS?
Od listopadu 2021 do dubna 2022 probíhaly jednání dvanácti pracovních skupin, složených ze zástupců MO, ÚS a sekretariátu Rady, během kterých byly připravovány podklady pro dodavatele systému. Po podpisu smlouvy s dodavatelem – společností Asseco Central Europe – byl počet pracovních skupin snížen na 9 a již ve spolupráci s analytickými týmy dodavatele byly zahájeny interview, které vedly k sestavení dokumentu Detailní analýza. Tento materiál je „kuchařkou“ pro programátory. Čítá přibližně 1000 stran a popisuje podrobně všechny funkcionality, datové modely a jejich vzájemné provázání. Následně proběhly v průběhu srpna a první poloviny září tři kola oponentur, ve kterých byly odstraněny nedostatky, a ještě více se zpřesňoval popis funkcionalit tam, kde to bylo zapotřebí.
Co nás čeká v dalších měsících?
V tuto chvíli již probíhá programování prvních modulů – ucelených částí systému, které budou postupně předkládány pracovním skupinám k dalšímu vyjádření. Projekt nyní bude postupovat takzvanou agilní metodou – v 14denních cyklech budou dodavatelem představovány jednotlivé části, ke kterým bude probíhat intenzivní připomínkování ze strany všech zapojených zástupců ČRS a systém se tak bude postupně rozšiřovat.
V první ucelené podobě by měl RIS spatřit světlo světa v březnu roku 2023, kdy započne dvouměsíční interní testování jak z pohledu správného nastavení všech funkcionalit, tak z pohledu zátěžových testů. V průběhu května plánujeme spustit pilotní provoz, do kterého již budou mít přístup místní organizace; v této době také započne proces migrace dat ze současných systémů do RIS tak, aby na konci letních prázdnin měly všechny organizační složky již plný přístup do systému naplněném daty, na které byly doposud zvyklé.
Od srpna do října zároveň budou probíhat školení klíčových uživatelů – ty budou zajištěny kombinovanou formou, částečně za osobní účasti, částečně prostřednictvím videokonferenčních hovorů. Samozřejmostí je, že systém bude mít podrobnou nápovědu a uživatelský manuál, a to jak písemný, tak prostřednictvím jednoduchých video návodů. Po celou dobu provozu systému zároveň bude uživatelům z místních organizací a územních svazů k dispozici helpdesk, na který se budou moci obrátit v případě jakýchkoli dotazů nebo problémů.
Kdy bude RIS spuštěn?
Ostrý start celého systému je plánován na listopad 2023. Tento termín je zvolen proto, aby výdej všech povolenek a vyřízení všech členských záležitostí na sezonu 2024 již probíhalo v RISu, a to ve všech organizačních jednotkách bez výjimky. V tuto dobu bude také spuštěna samostatná mobilní aplikace, která bude sloužit zejména pro potřeby rybářské stráže během kontrol v terénu a také pro nejširší členskou základnu, která si v ní bude moci (kromě řady dalších funkcionalit) například hledat revíry, zobrazovat podmínky které na nich platí výrazně pohodlnější formou, než je tomu doposud, zaznamenávat průběh lovu a dělat si k němu poznámky nebo například komunikovat napřímo se svou místní organizací.
Co bude RIS umět?
Hlavními stavebními pilíři RIS je digitalizace devíti oblastí činnosti Českého rybářského svazu.
Jedná se o:
- Členská základna
- Organizační jednotky
- Agenda povolenek
- Evidence revírů a rybochovných zařízení
- Evidence členů rybářské stráže a kontrol RS
- Sportovní činnost a práce s dětmi a mládeží
- Statistiky úlovků a docházek na revírech
- Objednávkový systém
- Webový portál pro veřejnost
Pod každou z oblastí se skrývají desítky funkcionalit, které zjednoduší současný systém a automatizují řadu procesů. O každé z nich bychom mohli popsat desítky stránek textu, kde bychom jednotlivé funkcionality popisovali. Pro účely tohoto článku se ale omezme pouze na základní princip; každá část agendy, která se nyní řeší „na papíře“ bude mít svou plně elektronickou verzi a u každé z nich je na volbě místní organizace, zda svým členům povolí řešit danou situaci na papíře, elektronicky nebo povolí kombinovanou formu. Typickým příkladem může být například přihláška za člena, platba členských příspěvků nebo přihláška na brigádu. V některých oblastech, ale bude moci člen řešit situaci elektronickou formou vždy – například to bude platit u odevzdání povolenky po skončení její platnosti, kdy bude moci člen nahrát fotografii/scan povolenky přímo do systému a rovnou ji zpracovat tak, aby nemusel na začátku roku osobně nebo poštou povolenku na organizaci odevzdávat.
Systém bude podporovat i řadu dalších funkcionalit, které není možné do výše zmíněných pilířů zařadit, ale výrazně pomohou v organizaci práce nebo vzájemné komunikaci. Ať už se to týká sdílených dokumentů, možnosti „napřímo“ kontaktovat své členy prostřednictvím systému například s pozvánkou na členskou schůzi nebo brigádu, plné automatizace procesu kárných řízení nebo podporu datových schránek, které mají významnou logiku zejména v kontextu povinně reportovaných sestav státní správě (například zasílání hlášenek rybářskou stráží pro příslušné ORP nebo povinné hlášení úlovků na revírech prvoinstančním rybářským orgánům).
Jak bude RIS vypadat?
Jak již bylo zmíněno, vrcholný pohled na RIS bude webová stránka, která nahradí aktuálně využívaný web ČRS. Rybáři i funkcionáři na ní – jak jsou již zvyklí – najdou například aktuality, kontakty nebo informace o revírech (byť v mnohem rozsáhlejší a modernější podobě, včetně výrazně lepších mapových podkladů a v řadě případů i informací o úlovcích nebo zarybnění). Na této stránce bude rovněž přihlašovací pole; po přihlášení se do systému se obsah stránek změní na „vnitřní prostředí“ RIS, kde na jednotlivých dlaždicích budou jednotlivé části systému podle toho, jakou roli má přihlášený uživatel v systému přidělenou. Pokud se například přihlásí rybář bez jiných funkcí ve Svazu, bude se moci podívat na své úlovky, ukládat oblíbené revíry, uvidí, kdy platil jaké poplatky a jaké má povolenky, zobrazí se mu aktuality z jeho místní organizace, jeho územního svazu a Rady a načtou se mu zprávy, které mu poslal buď automaticky systém (třeba upozornění na nutnost zajistit si nový rybářský lístek, protože končí jeho platnost) nebo například pozvánka na brigádu od jeho MO (protože ji nemá doposud splněnou a je to osoba starší než 15 let).
První grafické návrhy jsou již na světě, samozřejmě předpokládáme, že se budou nadále upravovat a vyvíjet, pro základní ilustraci nicméně postačí.
Pro koho je RIS určen?
Do RIS budou mít přístup všichni, kdo jsou nějakou formou zapojeni do činnosti Českého rybářského svazu. Přístupové údaje získají všichni členové, držitelé povolenek (i nečlenové), členové rybářských kroužků, členové rybářské stráže, registrovaní sportovci a samozřejmě všichni funkcionáři.
Jak je RIS financován?
Na základě jednomyslného rozhodnutí Republikové rady v druhé polovině roku 2021 přispívá na vývoj a provoz RIS Republiková rada částkou 5 milionů Kč a na základě Smlouvy o společném financování RIS dále územní svazy poměrnou částkou, která vychází z počtu jejich členů. Příspěvek na tvorbu a provoz je jednorázový (i když rozdělený do dvou let) a pokrývá celý proces přípravy Rybářského informačního systému a prvních deset let ostrého provozu. Místní organizace ani členové se na financování systému podílet nebudou.
Celý systém je tak již nyní „předfinancován“ na deset let ostrého provozu, a do těchto nákladů je již zahrnuta nejen příprava a vývoj celého systému, ale také náklady na provozní podporu, datové centrum, mobilní aplikaci a základní aktualizace. Protože Český rybářský svaz není státní organizace, nelze zveřejnit podle platné legislativy (Zákona o korporacích a Občanského zákoníku) přesné znění smluv mezi dvěma obchodními subjekty, protože podléhají obchodnímu tajemství1, které je explicitně zmíněné i ve smlouvě s dodavatelem systému. Podle smluvních ustanovení závazek mlčenlivosti a ochrany citlivých informací zůstává v platnosti po dobu 5 let po ukončení platnosti smlouvy.
Z pohledu kalkulace celkových nákladů na projekt je ale nutné zdůraznit dvě věci. Za prvé, zavedením tohoto systému budou odstaveny současně využívané (a často velmi draze placené) systémy, které nejsou v majetku Svazu (na rozdíl od RISu, který bude Svaz vlastnit). Za druhé, zavedením RISu dojde k celé řadě úspor – od omezení poštovních služeb až po snížení administrativních nákladů. Ambicí je, aby byl RIS vratnou investicí, která nejen že přinese organizacím a (zejména) členům komfort a informace v mnohem vyšší míře a kvalitě, než jsou doposud zvyklí, ale aby se náklady na jeho zavedení a údržbu po dobu jeho životnosti ekonomicky vrátily.
V porovnání s přínosy (a vzhledem ke struktuře příjmů Českého rybářského svazu) nejsou ekonomické náklady na RIS nijak zásadní a bez problémů mohou být hrazeny z již vytvořených rezerv. Ostatně, i při započítání všech nákladů na tvorbu, administraci i provoz systému jeho cena na člena a rok odpovídá přibližně jednomu malému pivu nebo deseti kuličkám nepříliš kvalitního boilies…
Na závěr nám dovolte poděkovat všem, kteří se doposud na přípravě RIS podíleli i těm, kteří se na něm teprve podílet budou v průběhu testování, migrace dat nebo v pilotním provozu. Jedná se o tisíce hodin práce, která ale může přispět k tomu, že náš společný koníček společně posuneme do 21. století.
S úctou a pozdravem
Petrův zdar
Za kolektiv autorů, společně pracujících na RIS
Tomáš Kočica
